Centralización de servicios para la mejora de los servicios en centros educativos
Los centros educativos se enfrentan en los próximos meses a un desafío sin precedentes en su gestión debido al impacto del Coronavirus, y la consecuente crisis económica. Por un lado, la planificación educativa supone un verdadero quebradero de cabeza para las jefaturas de estudios; no es menos importante el impacto económico, que en algunos casos puede ser devastador, que va a suponer no optimizar los costes de los propios centros escolares.
No es nada nuevo que los centros educativos están centrados en aportar valor a la comunidad educativa y para ello, sus equipos directivos, poseen altas capacidades para la gestión de emociones, liderazgo, y gestión de fracasos escolares, pero, cómo rentabilizar todas estas capacidades en un mundo cada vez más global, en la que los colegios se enfrentan a la internacionalización. No hay que obviar, que el valor que se puede aportar a un centro educativo debe basarse en una estructura sostenible, que irá evolucionando de forma paralela a la optimización de los recursos de lo que se dispone.
Igual que los recursos naturales no son infinitos, debemos ser conscientes que aquellos activos de los que disponen las empresas educativas tampoco lo son, por eso, es importante hacer una adecuada gestión, para, por un lado, aumentar los ingresos, y por otro, hacer una gestión integral en las compras, para optimizar los recursos disponibles con el único objetivo de aumentar el acervo educativo.
Como las matemáticas no engañan, hablemos de números. Si un colegio destina el 60% de sus ingresos a pago a proveedores, el resultado de su ejercicio es de un 15%. Sin embargo, tras un proceso de optimizar este aspecto fundamental (compras), en el que se puede mejorar un 10%, estaríamos ante un resultado cercano al 35%, llegando en algunos casos al 40%. Imagínate lector que un colegio, con una facturación cercana a seis cifras, tras organizar sus compras, obtuviera un resultado que pudiera duplicar lo que año tras año, con mucho esfuerzo ha ido consiguiendo. La magnitud de este cambio provoca dos consecuencias en cascada:
- El colegio tiene la capacidad de generar nuevos recursos educativos y proyectos porque dispone de más recursos económicos
- Aumentan los ingresos al mejorar la oferta educativa
Todas las escuelas de negocios convergen en una idea fundamental respecto a la gestión de las compras. Alejar la gestión de compras del propio negocio y asignarla a un área de compras, mejora el resultado entre un 5% y un 20%.
«El área de compras puede ser un componente clave para la generación de valor en la empresa. Determinados modelos de gestión impulsan el crecimiento de los ingresos alrededor de un 20% y pueden mejorar el margen de beneficios en un 15%» IBM Business Value Chief Procurement Officer Study
¿Pero el objetivo de una gestión de compras es únicamente obtener menores precios en los proveedores? Es una visión simplista de la función de compras podríamos aceptarlo, sin embargo, en una estrategia, en la que se establezcan los objetivos a medio y largo plazo, este será uno de los aspectos, pero no el único. De este modo, gestionar adecuadamente el proceso de compra, en ocasiones mejorará el precio del producto que queramos incorporar a nuestro negocio; y en ocasiones, mejorará y dará valor a nuestro producto en sí, lo que podrá ser traducido en un mayor ingreso.
Imaginemos un servicio habitualmente externalizado en centros educativos, la limpieza. Si partimos de un contrato de limpieza con un número X de trabajadores y un número Y de horas semanales, con un conste Q, el resultado de nuestra ecuación será Z (X*Y*Q=Z) que definiremos como el valor que aporta a nuestra organización. En este contexto, tras un proceso de gestión de este contrato, podemos conseguir que sin variar Q, el resultado de Z aumenta, variando las condiciones del mismo, por un lado, aumentado el número de trabajadores (X), el número de horas (Y) o bien, introduciendo una nueva variable en la ecuación, N, que proporcione nuevos servicios sin variar el coste que tenía para nuestra organización.
¿Cuál es el proceso para mejorar las compras en un centro educativo?
- Establecer una estrategia que vaya alineada con los objetivos del centro
- Entender que no es lo mismo gestionar las relaciones con los proveedores que gestionar su rendimiento.
- Apoyarse en la tecnología, que nos proporciones indicadores Kpi
- Entender el valor de la función de compras, orientada a la educación.
- Hacer una adecuada gestión del ciclo de vida de los contratos
- Evitar plantear un modelo de gestión de compras rígido, sino adaptado a cada centro, con las peculiaridades propias de cada zona.
- Contar con un equipo especializado en gestionar compras
Los centros educativos se enfrentan en los próximos meses a un desafío sin precedentes en su gestión debido al impacto del Coronavirus, y la consecuente crisis económica. Por un lado, la planificación educativa supone un verdadero quebradero de cabeza para las jefaturas de estudios; no es menos importante el impacto económico, que en algunos casos puede ser devastador, que va a suponer no optimizar los costes de los propios centros escolares.
No es nada nuevo que los centros educativos están centrados en aportar valor a la comunidad educativa y para ello, sus equipos directivos, poseen altas capacidades para la gestión de emociones, liderazgo, y gestión de fracasos escolares, pero, cómo rentabilizar todas estas capacidades en un mundo cada vez más global, en la que los colegios se enfrentan a la internacionalización. No hay que obviar, que el valor que se puede aportar a un centro educativo debe basarse en una estructura sostenible, que irá evolucionando de forma paralela a la optimización de los recursos de lo que se dispone.
Igual que los recursos naturales no son infinitos, debemos ser conscientes que aquellos activos de los que disponen las empresas educativas tampoco lo son, por eso, es importante hacer una adecuada gestión, para, por un lado, aumentar los ingresos, y por otro, hacer una gestión integral en las compras, para optimizar los recursos disponibles con el único objetivo de aumentar el acervo educativo.
Como las matemáticas no engañan, hablemos de números. Si un colegio destina el 60% de sus ingresos a pago a proveedores, el resultado de su ejercicio es de un 15%. Sin embargo, tras un proceso de optimizar este aspecto fundamental (compras), en el que se puede mejorar un 10%, estaríamos ante un resultado cercano al 35%, llegando en algunos casos al 40%. Imagínate lector que un colegio, con una facturación cercana a seis cifras, tras organizar sus compras, obtuviera un resultado que pudiera duplicar lo que año tras año, con mucho esfuerzo ha ido consiguiendo. La magnitud de este cambio provoca dos consecuencias en cascada:
- El colegio tiene la capacidad de generar nuevos recursos educativos y proyectos porque dispone de más recursos económicos
- Aumentan los ingresos al mejorar la oferta educativa
Todas las escuelas de negocios convergen en una idea fundamental respecto a la gestión de las compras. Alejar la gestión de compras del propio negocio y asignarla a un área de compras, mejora el resultado entre un 5% y un 20%.
«El área de compras puede ser un componente clave para la generación de valor en la empresa. Determinados modelos de gestión impulsan el crecimiento de los ingresos alrededor de un 20% y pueden mejorar el margen de beneficios en un 15%» IBM Business Value Chief Procurement Officer Study
¿Pero el objetivo de una gestión de compras es únicamente obtener menores precios en los proveedores? Es una visión simplista de la función de compras podríamos aceptarlo, sin embargo, en una estrategia, en la que se establezcan los objetivos a medio y largo plazo, este será uno de los aspectos, pero no el único. De este modo, gestionar adecuadamente el proceso de compra, en ocasiones mejorará el precio del producto que queramos incorporar a nuestro negocio; y en ocasiones, mejorará y dará valor a nuestro producto en sí, lo que podrá ser traducido en un mayor ingreso.
Imaginemos un servicio habitualmente externalizado en centros educativos, la limpieza. Si partimos de un contrato de limpieza con un número X de trabajadores y un número Y de horas semanales, con un conste Q, el resultado de nuestra ecuación será Z (X*Y*Q=Z) que definiremos como el valor que aporta a nuestra organización. En este contexto, tras un proceso de gestión de este contrato, podemos conseguir que sin variar Q, el resultado de Z aumenta, variando las condiciones del mismo, por un lado, aumentado el número de trabajadores (X), el número de horas (Y) o bien, introduciendo una nueva variable en la ecuación, N, que proporcione nuevos servicios sin variar el coste que tenía para nuestra organización.
¿Cuál es el proceso para mejorar las compras en un centro educativo?
- Establecer una estrategia que vaya alineada con los objetivos del centro
- Entender que no es lo mismo gestionar las relaciones con los proveedores que gestionar su rendimiento.
- Apoyarse en la tecnología, que nos proporciones indicadores Kpi
- Entender el valor de la función de compras, orientada a la educación.
- Hacer una adecuada gestión del ciclo de vida de los contratos
- Evitar plantear un modelo de gestión de compras rígido, sino adaptado a cada centro, con las peculiaridades propias de cada zona.
- Contar con un equipo especializado en gestionar compras
